Kao prvo, šta je to ERP sistem? Enterprise Resource Planning, engleski termin označava sveobuhvatni informacioni sistem u kome su informatizovani i integrisani svi najvažniji poslovni procesi u preduzeću. Ovdje se misli na sljedeće grupe procesa:

Vrlo često ove grupe procesa pokrivaju upravo istoimene službe u preduzeću.

Sama riječ SISTEM je najznačajnija u prethodnom opisu. Svaki sistem podrazumijeva skup zavisnih procesa/funkcija kod kojih izlazni podaci iz jednog procesa čine ulazne podatke drugom procesu. Ovim se izbjegava redudantnost podataka koja donosi samo dodatno trošenje vremena, a vrlo često i glavobolju uslovljenu greškama. Na primjer, vrlo česta situacija u komercijalno orijentisanim preduzećima jeste da maloprodaja ima poseban POS sistem u maloprodajnim objektima, a drugi sistem u računovodstvu. Ovo funkcioniše tako što maloprodajni sistem funkcioniše nezavisno i u njemu se prate samo materijalna zaduženja (obrada prijemnih kalkulacija) i razduženja (prodaja krajnjim kupcima). POS podsistem obično ne posjeduje finansijske kartice kupaca i dobavljača iz razloga što ne postoji obrada izvoda, to jest finansijskih tokova. To uslovljava da računovodstvo ručno unosi  i knjiži podatke sa kalkulacija (prijem robe), i dnevnih pazara (razduženje) što predstavlja kreiranje redudantnih podataka (podaci su već jednom bili unešeni u drugi sistem), a i omogućava veliki prostor za grešku. U ovakvim situacijama traganje za greškom je svakodnevna aktivnost u računovodstvu, ali je potrebno naći uzrok neslaganja kako bi se ono ispravilo. Vrlo često ova neslaganja promaknu računovodstvu ali ne i inspekciji. Sa druge strane, osnovni biznis ima pristup samo POS sistemu i tamo nema sveobuhvatne podatke o poslovanju kako bi kreirao plan poslovanja. Na primjer, neophodno je kontaktirati računovodstvo kako bi se saznalo stanje na računu ili spisak dobavljača za plaćanje ili spisak očekivanih potraživanja.

 

ERP sistemi omogućavaju da se podatak unosi u sistem na mjestu njegovog nastanka i takav koristi i dodatno obrađuje svuda u sistemu gdje god je to potrebno.

 

Na prethodnom primjeru to bi izgledalo ovako:

U maloprodajnom objektu se kreira maloprodajna kalkulacija robe gdje se unosi svaki artikal sa fakturnom cijenom od dobavljača i troškovima transporta, carine, akciza, osiguranja i sl. radi kalkulisanja nabavne i prodajne cijene to jest očekivane razlike u cijeni. U računovodstvu se automatski ili poluautomatski (sa dodatnom provjerom) knjiže ti isti podaci na osnovu jednom definisane šeme knjiženja (kontiranje različitih podataka sa kalkulacije). Ako posmatramo proces prodaje, on se registruje u sistemu u trenutku same prodaje. Podaci o prodaji se takođe knjiže automatski ili poluautomatski (sa prethodnom provjerom) na osnovu definisane šeme knjiženja za razduženje maloprodajnog objekta.

Drugi karakterističan primjer je upravljanje osnovnim sredstvima. Nije rijetkost da se osnovna sredstva evidentiraju u različitim excel tabelama radi praćenja njihove lokacije, računopolagača, popisa i sl., a sa druge strane u računovodstvu postoje samo brojke koje služe za poštovanje zakonskih normi ali ne i za suštinsko upravljanje osnovnim sredstvima kao važnim resursima svakog preduzeća. I ovdje govorimo o postojanju redudantnih podataka. Ako u modulu za upravljanje osnovnim sredstvima unesemo kupovinu novog sredstva unošenjem ulazne fakture, odmah dodijelimo sredstvu i računopolagača i lokaciju i opisne podatke i njegovu vrijednost. Vrijednost je interesantan podatak za knjiženje, i kao i prethodno opisanom preuzimanju podataka iz komercijale, i ovdje je moguće sprovesti automatizaciju. Na ovaj način se izbjegava redudantnost podataka i smanjuje mogućnost greške. Svaka aktivnost u modulu za upravljanje osnovnim sredstvima podržava se automatizmom u knjiženju. Sa druge strane, osnovna sredstva se korise u drugim modulima, kao što je “Upravljanje projektima”. Za neki projekat je moguće angažovanje osnovnog sredstva kao na primjer bager. Jedan isti bager nije moguće angažovati na dva različita projekta u isto vrijeme. Modul “Upravljanje projektima” koristi informacije o osnovnim sredstvima kao ulazni podatak, a kao izlazni podatak može da kreira informaciju o broju sati rada mašine ili sl. čime se dobija ulazni podatak pogodan za upravljanje osnovnim sredstvima.

Tu su još i drugi primjeri integracije modula za upravljanje ljudskim resursima i obračunom zarada, upravljanje ljudskim resursima i upravljanje projektima, obračun zarada i računovodstvo i drugo. Veza između različitih sektora preduzeća je višestruka i unakrsna. Na isti način na koji se odvija fizička razmjena informacija i saradnja između sektora, realizuje se i razmjena podataka unutar informacionog sistema.

Naravno, i u dobro organizovanim ERP rješenjima greške su neizbiježne, ali u ovoj situaciji greške se dešavaju samo na unosu podataka i najlakše ih je tu uočiti. Vrlo često se greške isprave prije samog knjiženja to jest finalnog prihvatanja podatka za dalje upravljanje sa njim.

Ako je preduzeće dovoljno poraslo da je neophodan angažman različitih zaposlenih za različite sektore/poslove u preduzeću onda znajte da trebate da počnete da razmišljate o implementaciji ERP sistema.